Etat Civil

L’Etat civil, Service vitrine de l’Administration municipale

L’état-civil est une institution dont le but est d’enregistrer les différents événements qui constituent ou modifient l’état des personnes. II est régi par la loi n°64-374 du 7 octobre 1983.

L’état-civil est donc un service public confié aux Autorités administratives sous le contrôle des autorités judiciaires (Article 12 et 21 de la loi relative à l’état-civil).

Les matières composant l’état-civil sont : les naissances, les mariages, les décès et les déclarations autres (reconnaissances d’enfants naturels et adultérins, reconnaissance par anticipation d’enfants à naître, jugements d’adoptions….).

Ces matières sont essentiellement soumises au régime de la déclaration avant tout enregistrement ainsi que toute délivrance d’extraits, copies ou autres documents de l’état-civil (Article 30, 41et 53 de la loi relative à l’état-civil et l’article 20 de la loi relative à la paternité et la filiation).

Les actes et documents de l’état-civil ainsi établis permettent d’identifier les personnes, d’établir les listes électorales, de recruter dans l’armée et constituent pour se faire, un mode de preuve de l’état-civil et de capacité  juridique des personnes.

Mais comment ces actes sont-ils établis dans les services de l’état-civil ?

Par ailleurs, il existe à côté de ces matières de l’état-civil d’autres matières spécifiques qui permettent à l’administration municipale de donner acte et d’authentifier les déclarations ou propositions rédigées sous seing privé ainsi que les signatures qui y sont apposées par les intéressés. Il s’agit des légalisations et des certifications qui sont des activités de police par excellence exercées au sein de l’état-civil et confiées au Maire non pas en tant qu’officier de l’état-civil mais en tant qu’autorité de police.

Ce sont ces activités qui ne sont régies par aucun texte et qui relèvent de la pratique administrative.

Il y a aussi les procédures de recensement et de révision militaires et enfin les procédures relatives aux activités de l’état-civil.

LES PROCEDURES D’ETABLISSEMENT DES ACTES DE L’ETAT-CIVIL

A. LES NAISSANCES

 Le délai de déclaration des naissances est passé de 15 jours à 3 mois (Article 41 nouveau de la loi n° 99-691 de la 14/12/99 portant modification de la loi. N°64-374 du 7 octobre 1964).       La déclaration de naissance est reçue par l’officier de l’état-civil, « les déclarations de naissance doivent émaner du père ou de la mère, de l’un des ascendants ou des plus proches parents, ou de toute personne ayant assisté à la naissance ou encore, lorsque la mère a accouché hors de son domicile, de la personne chez qui elle a accouché ». Dans la pratique deux cas de figure se présentent généralement aux services de l’état-civil :

  • Le cas où les parents sont légalement mariés : la déclaration peut être faite par l’une ou l’autre des personnes précitées ou par toute autre personne à condition d’être munie du livret de famille des époux ou de leur acte de mariage, ce qui permettra d’établir automatiquement la filiation de l’enfant conformément à l’article 1 de la loi n°83-799 du 2 août 1983.
  • Le cas où les parents ne sont pas légalement mariés : la déclaration faite par les personnes précitées ou par toute autre personne en absence du père, n’établit pas la filiation de l’enfant à l’égard de celui-ci, mais plutôt à l’égard de la mère dont la filiation est établie d’office du seul fait de l’indication de son nom sur les documents de naissance (Art. 19 de la loi relative à la paternité et à la filiation). Car, en effet, dans la pratique, l’on rencontre des déclarations de complaisance, tels que les grands-pères ou de grands frères qui déclarent leurs petits fils ou leurs neveux en qualité de père.

En conséquence, il est important que le père lui-même fasse la déclaration en son nom pour valoir reconnaissance ou encore cette déclaration peut émaner de son fondé de pouvoir muni d’une procuration authentique et spéciale en application des articles 25 et 47 de la loi relative à l’état-civil. Les documents requis pour effectuer la déclaration de naissance sont constitués pour l’essentiel par :

  • Le certificat médical de naissance délivré par la sage-femme ;
  • La pièce d’identité (CNI ou CSE) des pères et mères ;
  • La pièce d’identité (CNI ou CSE) et s’il y’ a lieu, la procuration authentique et

spéciale du déclarant (ceci pour pouvoir mentionner leurs nationalités et autres indications en conformité des dispositions de l’article 42 de la loi n°99-691 du 14/12/99 portant modification de la loi n°64- 374 du 7 octobre 1964) ;

  • Le livret de famille ou l’acte de mariage pour les parents légalement mariés.

Lorsque la déclaration est reçue après que le déclarant ait respecté les conditions ci-dessus développées, l’agent chargé des matières de l’état-civil, l’enregistre dans les deux registres (original et double) ouverts à cet effet, la saisit à l’ordinateur et la soumet à la signature du déclarant qui peut demander des extraits (reproduction partielle) ou des copies (reproduction intégrale) de l’acte de naissance ainsi établi.

 

  B. LES MARIAGES

Les formalités administratives relatives à la célébration des mariages commencent après la rencontre des futurs époux avec l’officier de l’état-civil (en réalité, il s’agit de l’agent chargé des mariages) par le dépôt des pièces requises, 10 jours au moins avant la date fixée pour ladite célébration (article 21 nouveau de la loi n°64-375 du 7 octobre relative au mariage, modifiée par la loi n°83-800 du 25 août 1983).

Les pièces requises concernent selon le même article 21 nouveau précité :

Conditions générales

  • Un extrait d’acte de naissance ou du jugement supplétif datant de moins de trois (3) mois à la date du mariage pour chacun des futurs époux et portant la mention « DELIVRE EN VUE DE MARIAGE » ;
  • Un certificat de résidence datant de moins de six (6) mois pour chacun des futurs époux avec la mention en vue de Mariage. L’un des époux doit résider dans la commune de Treichville ;
  • La photocopie lisible recto-verso de la pièce d’identité des futurs époux (CNI, Attestation d’identité) et des Témoins majeurs (CNI, Attestation d’identité, Passeport) ;
  • 2 photos d’identité récentes de chacun des futurs époux.

Conditions supplémentaires pour certaines personnes

Epoux mineurs

  • S’ils sont âgés de moins de 20 ans (homme) et moins de 18 ans (femme), une copie de la dispense d’âge accordée par le Procureur de la République. ;
  • S’ils sont âgés tous les deux de moins de 21 ans, le consentement des personnes habilitées (Père, Mère, Tuteurs légaux) est reçu par l’officier de l’état civil par la voie administrative, à défaut, par acte authentique établi par le Maire, le Sous-préfet ou le Notaire (consentement à mariage) ou par ordonnance du juge, à la requête de l’intéressé et en absence du tuteur désigné ou du refus du tuteur désigné.

Epoux veuf

  • Un extrait de l’acte de décès du conjoint décédé ou jugement supplétif de décès.

Epoux divorcé

  • Un extrait de l’acte de naissance ou jugement supplétif portant la mention du jugement de divorce muni d’une attestation de non opposition et non appel.

Futurs époux militaires (Police, Gendarmerie, Militaire, Sapeurs-Pompiers)

  • Un certificat de présence au corps en lieu et place du certificat de résidence et datant de moins de six mois. Une autorisation donnée par le chef hiérarchique du corps et datant de moins de six mois.

Epoux étrangers

  • Un extrait d’acte de naissance ou du jugement supplétif certifié conforme par le consulat de l’intéressé. Les ressortissants de la France et du Mali sont dispensés de la formalité de certification (Article 100 de la loi sur l’état civil). L’extrait ou le jugement en langue étrangère doit être obligatoirement muni de sa traduction dans la langue officielle ivoirienne (Français) par le consulat de l’intéressé ou par un cabinet agrée.
  • Un certificat de capacité matrimoniale délivré par l’Officier de l’Etat Civil de son lieu de naissance ou par le consulat ou par l’Ambassade de son pays d’origine.
  • Un certificat ou attestation de résidence ou tous documents attestant la résidence, datant de moins de six mois.
  • La photocopie de la Carte Consulaire, de la Carte d’identité ou de Passeport.

Enfin, il sera remis aux époux lors de la célébration du mariage un livret de famille et un certificat de célébration civile en application de l’article 28 de la loi n°64-375 du 7 octobre 1964 relative au mariage.

Après la célébration du mariage, l’agent chargé des mariages dressera un avis de mention de mariage qui sera expédié au(x) lieu(x) de naissance des futurs époux.

 

C. LES DECES

Les déclarations de décès sont reçues par l’officier ou l’agent de l’état-civil du lieu du décès comme dispose l’article 30 de la loi relative à l’état-civil.

L’article 53 de la loi fixe le délai de déclaration des décès à 15 jours suivant « la date à laquelle ils se sont produits ».

Selon l’article 55 de la loi relative à l’état-civil, les décès ne peuvent être déclarés que par l’un des parents du défunt ou par toute personne possédant sur son état-civil les renseignements à la déclaration.

Le déclarant doit être muni des pièces suivantes :

  • Les documents délivrés par un médecin :
    • Le procès-verbal de constatation de décès délivré par un médecin ;
    • Le certificat de décès ou de mortinatalité ;
    • Le certificat de non contagion ;
  • La pièce d’identité du déclarant (CNI ou CSE) ;
  • L’extrait ou la copie d’acte de naissance du défunt pour pouvoir adresser un avis de mention de décès à l’officier d’état-civil de son lieu de naissance (article54 de la loi relative à l’état-civil) ;
  • Le livret de famille ou l’acte de mariage du défunt pour permettre de mentionner sur l’acte de décès sa qualité d’époux ou de veuf ;
  • Le De par la loi de la police ou la réquisition de la gendarmerie si le décès a eu lieu hors de l’hôpital.

Lorsque toutes les conditions précitées sont réunies, l’agent chargé des matières de l’état-civil transcrit la déclaration dans les deux registres (original et double), la saisit à l’ordinateur puis dresse un avis de mention de décès et soumet les registres à la signature du déclarant qui, s’il ne sait pas signer, verra porter sur les registres la mention « ne le sachant », avant de demander des extraits ou des copies de l’acte de décès.

Un permis d’inhumer délivré sur place certifie la déclaration de décès.

L’intérêt de la déclaration de décès est le constat officiel de la fin de la personnalité juridique du défunt qui cesse d’être un sujet de droit susceptible d’acquérir des droits et d’assumer des obligations.

D- LES DECLARATIONS AUTRES

 II s’agit des reconnaissances d’enfants naturels après déclaration de naissance (article 19 et 20 de la loi relative à la paternité et la filiation) et des reconnaissances d’enfants adultérins à pâtre (article 22 de la loi relative à la paternité et à la filiation).

  • S’agissant des reconnaissances d’enfants naturels, elles n’obéissent à aucune condition de délai et sont généralement effectuées par le père dans la mesure où         « la filiation des enfants nés hors mariage résulte à l’égard de la mère, du seul fait de la naissance ». C’est pourquoi, « la reconnaissance est faite par acte authentique lorsqu’elle ne l’a pas été dans l’acte de naissance ».

A cet effet, la déclaration du père est reçue par l’officier de l’état-civil (par le biais de l’agent chargé des déclarations autres) qui en dresse acte (article 23 de la loi relative à la paternité et à la filiation) après que les conditions suivantes aient été remplies par le déclarant :

  • La présentation des pièces d’identité (CNI ou CSE) des pères et mères de l’enfant à reconnaître
  • Et la production de l’extrait d’acte de naissance de l’enfant comportant le seul nom de la mère.

A l’issue de la déclaration de reconnaissance qui doit être faite par le père en présence de la mère, l’acte de reconnaissance est signé par les deux parents (père et mère) après en avoir pris connaissance ainsi que par l’officier de l’état-civil. Une fois l’acte dressé, les parents pourront en demander une copie ou un extrait indiquant «le nom du père auquel est ajouté le nom de la mère, sur consentement de la mère» selon ( l’article 3 de la loi n°64-373 du 7 octobre 1964 relative au nom modifiée par là loi n°83-799 du 2 août 1983 ).

  • Les reconnaissances d’enfants adultérins a pâtre qui concernent le consentement obligatoire donné par l’épouse pour la reconnaissance de l’enfant adultérin de son mari, lorsqu’elles ont lieu, le père de l’enfant adultérin et son épouse doivent se présenter dans les services de l’état-civil munis de leurs pièces d’identité et de leur acte de mariage pour recueillir leur déclaration et leur consentement devant permettre de dresser l’acte de reconnaissance.

A côté des actes de reconnaissance sont transcrits les jugements civils d’adoption simple et plénière à l’instar des jugements supplétifs à côté des actes de naissance et de décès.

LES PROCEDURES DE LEGALISATION, DE SIGNATURES ET DE CERTIFICATION DE DOCUMENTS

 A. LES LEGALISATIONS DE SIGNATURES

 La légalisation de signatures est l’authentification par le Maire ou son délégataire de la signature d’un usager apposée sur un document (ex : reconnaissance de dette ; P.V de conseil de famille ; attestation de vente ; autorisation parentale ; contrat de bail etc..). Ce document qui est en général un acte sous seing privé doit être conforme à la loi parce que devant servir de preuve à produire pour une obligation, une décharge, une justification, une demande, une défense. En outre, ce document à légaliser doit être soutenu par certaines pièces qui varient selon la nature du document ; c’est le cas par exemple de l’extrait de naissance ou du certificat de tutelle pour une autorisation parentale ; du titre foncier ou de la quittance de paiement pour une mutation de logement ; de la carte grise pour le certificat de vente de véhicules…

Etant entendu que la carte nationale d’identité (pour les Ivoiriens) et la carte de séjour (pour les étrangers) doivent être présentées obligatoirement pour effectuer cette opération dont la procédure est la suivante :

  • Présentation du document et des pièces afférentes par l’usager signataire lui-même (sauf le cas de dépôt de signature) ;
  • Lecture et vérification du document et des pièces par l’agent ;
  • Apposition du cachet de légalisation sur le Document retenu ;
  • Attribution de numéro d’ordre au document retenu et de mention des noms, des prénoms et des numéros de pièces du signataire sur le document ;
  • Enregistrement de la nature et de l’objet du Document et des noms, des prénoms et numéros de pièces du signataire sur le document ;
  • Invitation de l’usager à apposer sa signature trois fois de suite sur le registre des légalisations (valable également pour les cas de dépôt de signatures pour lesquels le mandataire ou porteur du document doit signer en lieu et place du mandat, signature déposée dans le registre) ;
  • Présentation du document ainsi préparé au visa des Chefs de service ;
  • Transmission du document visé au Maire ou à ses délégataires pour signature ;
  • Retour du document à l’état-civil pour apposition du cachet de l’autorité signataire ;
  • Dépôt du document au retrait dans un délai de 24 heures.

B. LES CERTIFICATIONS DE DOCUMENTS

La certification conforme s’apprécie par rapport à la copie ou à la photocopie d’un document original (et non une photocopie déjà certifiée conforme) présenté par un usager.

La certification valide et confère une régularité, une authenticité ou une valeur juridique à une copie ou une photocopie présentée avec un original reconnu valable par l’autorité habilitée à faire la certification. Peuvent donc être certifiés conformes à l’original les copies manuscrites ou les photocopies de diplômes, de bulletins, de certificats, d’attestations, de lettres ou de décisions administratives etc…

A cet effet, la procédure suivante est utilisée :

  • Présentation du document par l’usager qui peut ne pas en être le propriétaire mais en assure la responsabilité personnelle par sa signature apposée dans le registre ;
  • Vérification et comparaison de l’original et de la photocopie par l’agent à travers ia signature des auteurs, les mentions, le sceau et l’organisme producteur du document ;
  • Invitation de l’usager à produire sa pièce d’identité (CNI ou CSE) ;
  • Enregistrement de la nature du document et des noms, des prénoms et des numéros de la pièce du déclarant ;
  • Invitation du déclarant à apposer trois fois sa signature sur le registre ;
  • Présentation du document certifié au visa des Chefs de service ;
  • Transmission du document à la signature du Maire ou de ses délégataires ;
  • Retour du document à l’état-civil pour apposition du cachet de l’autorité signataire ;
  • Dépôt du document signé et cacheté au guichet retrait pour un délai de 24 heures.

LES PROCEDURES DE RECENSEMENT ET DE REVISION MILITAIRES

 II s’agit d’opérations exécutées de façon périodique par le service des Légalisations, Certifications et des Opérations militaires sur instructions interministérielles.

Elles débutent au mois de novembre de l’année encours par le recensement de jeunes gens d’un certain âge de nationalité ivoirienne et s’achèvent au mois de mars par la révision qui est une visite médicale permettant de déterminer les aptitudes au service armé.

Le recensement qui donne lieu à la délivrance d’une carte de recensement est effectué dans des registres ouverts à cet effet et dont l’original est déposé au Ministère de la Défense et le conservé au service de l’état-civil.

L’inscription des personnes concernées par ces opérations est assujettie à la production des pièces suivantes :

  • La carte nationale d’identité ;
  • L’extrait d’acte de naissance ou le jugement supplétif d’acte de naissance ;
  • Le certificat de résidence.

À l’issue de ces opérations, un avis de recensement est adressé au lieu de naissance de la personne recensée.

 

LES PROCEDURES RELATIVES AUX AUTRES ACTIVITES  DE L’ETAT-CIVIL

 En dehors des actes de l’état-civil, des légalisations et certifications et des opérations de recensement et révision militaires, de nombreux autres documents sont délivrés par les services de l’état-civil. Il s’agit des documents suivants :

Les certificats de recherches infructueuses de naissance ou de décès

Ce sont des documents établis sous forme de requête adressée au Tribunal de première instance en vue de suppléer le défaut d’acte d’état-civil (naissance et décès) dû essentiellement et en généra aux déclarations hors délais (article 82 de la loi du 7 octobre 1964 relative à l’état-civil).

A cet effet, les demandeurs doivent, selon les cas :

  • Rédiger une demande de recherches infructueuses ;
  • Produire un certificat médical de naissance ou un procès-verbal de constatation de décès ;
  • Fournir les photocopies des pièces d’identité du déclarant et des parents pour les naissances ou les photocopies des pièces d’identité du déclarant, du défunt et de ses parents pour les décès.

 

Une fois ces conditions sont remplies, le déclarant est convoqué pour fournir des informations complémentaires avant la saisie du document puis son visa et sa signature.

Le certificat de non divorce et de non séparation de corps 

C’est un document établi en général pour le compte des veuves dont les époux viennent de décéder. La confection de ce document qui requiert la présence de 2 témoins nécessite la production des pièces suivantes :

  • Un extrait d’acte de mariage ou le livret de famille ;
  • Un extrait d’acte de décès du défunt ;
  • La photocopie de la pièce d’identité du défunt ;
  • La photocopie de la pièce d’identité de la veuve ;
  • La photocopie des pièces d’identité des 2 témoins.

Le certificat de déménagement

II est en général sollicité par étrangers retournant dans leurs pays d’origine avec leurs effets personnels qu’ils déclarent et dont la liste est authentifiée par l’autorité municipale.

A cet effet, ils doivent adresser une demande au Maire (à faire légaliser) à laquelle est jointe la liste détaillée de leurs effets personnels (à faire légaliser également) munis de leurs pièces d’identité avant de se faire délivrer le dit certificat.

Le certificat de vie et d’entretien

C’est un acte administratif sollicité en général par les fonctionnaires et autres travailleurs pour enregistrer leurs enfants afin de bénéficier des allocations familiales. L’établissement d’un tel acte est assujetti à la production d’extrait(s) d’acte de naissance datant de moins de 3 mois des enfants des concernés.

Le certificat de vie

C’est un document utilisé de façon générale par les personnes âgées à la retraite en vue de pouvoir percevoir leur pension de retraite. Pour ce faire, cet acte doit indiquer qu’ils sont bien vivants. C’est pourquoi, son établissement nécessite leur présence physique et la présentation de leur pièce d’identité.

La fiche individuelle et la fiche familiale d’état-civil

II s’agit de documents administratifs ayant valeur de certificat de vie, de célibat, de non remariage et de non divorce selon le cas. Cet acte est établi soit de façon séparée (fiche individuelle), soit de façon collective (fiche familiale) avec les mentions non décédé, non marié, non remarié, non divorcé.